Privatlivspolitik – Roskilde Bordtennis, BTK 61

Privatlivspolitik – Roskilde Bordtennis, BTK 61

Denne privatlivspolitik forklarer, hvordan vi i Roskilde Bordtennis, BTK 61 behandler dine personoplysninger.

Dataansvarlig
I Roskilde Bordtennis, BTK 61 er vi dataansvarlig i forbindelse med behandlingen af personoplysninger om dig.

Vi er:
Roskilde Bordtennis, BTK 61
CVR: 72355628

Adresse:
Idrættens Hus
Kildegården 1
4000 Roskilde

Mail: roskilde-bordtennis@btk61.dk
Telefon: +45 4090 2445

Brug af personoplysninger
Roskilde Bordtennis, BTK 61’s formål med behandling af dine personoplysninger:

  • Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund.

Lovlige grunde til behandling er særligt:

  • Klubben’s berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger (interesseafvejningsreglen)
  • At det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt med dig
  • Behandling efter lovkrav
  • Behandling med samtykke

Formålene:

  • Formål med behandling af medlemsoplysninger:
    • Roskilde Bordtennis, BTK 61’s medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning
    • Som led i klubben’s idrætsaktiviteter og andre aktiviteter, herunder planlægning, gennemførelse og opfølgning.
    • Opfyldelse af lovkrav, herunder folkeoplysningsloven.
    • Levering af varer og ydelser du har bestilt.
    • Administration af din relation til os.
  • Formål med behandling af oplysninger på bestyrelses- og udvalgsmedlemmer samt trænere:
    • Håndtering af de ovenståendes hverv og pligter i Roskilde Bordtennis, BTK 61
    • Overblik over og forbedring af erfaringer og kompetencer, herunder kurser
    • Opfyldelse af lovkrav
    • Udbetaling af løn, godtgørelser, refusioner og lignende
    • Administration af din relation til os
  • Vi anvender desuden dine personoplysninger til følgende formål:
    • Vedligeholdelse af medlemskartotek
    • Registrering af aktiviteter i forbindelse med turneringer og mesterskaber
    • Lønafregning

Kategorier af personoplysninger
Vi indsamler følgende oplysninger:

  • Personoplysninger vedrørende straffedomme og lovovertrædelser (Vi indhenter relevante børneattester)
  • Almindelige personoplysninger: F.eks. navn, adresse, e-mailadresse, telefonnummer,
  • For ansatte og løst tilknyttede lønnet assistance: CPR-nummer, jobhistorik, brug af vores digitale tjenester, uddannelsesmæssig baggrund, ansøgning/CV, fødselsdato etc.
  • Registrering af klubtilhørsforhold

Kilder
Når vi modtager information fra andre end dig selv, vil disse kilder være:

  • For medlemmer og frivillige:
    • Din klubs dataansvarlige (formand, kasserer eller anden kontaktperson)
    • Online kilder, f.eks. sociale medier, der er offentligt tilgængelige.
  • For ansatte:
    • En tidligere arbejdsgiver.
    • Online kilder, f.eks. sociale medier, der er offentligt tilgængelige.
    • Offentlige myndigheder.

Behandlingsgrundlag
Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser.

I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:

  • Udøvelse af idrætsaktivitet, herunder udfærdigelse af holdkort, holdopstillinger, resultatlister m.v.
  • Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herunder i forhold til repræsentantskabsmøde.
  • Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent m.v.
  • Afholdelse af sociale arrangementer, sportslige aktiviteter samt andre aktiviteter
  • Brug af situationsbilleder, der afbilder en konkret aktivitet eller situation i forbindelse med vores sport.
  • Brug af profilfoto på hjemmeside og sociale medier i forbindelse med hverv som bestyrelsesmedlem, udvalgsmedlem, frivillig leder, holdsspiller, udnævnelser eller særlige begivenheder.
  • Brug af profilfoto af ansatte på hjemmeside og sociale medier.
  • Videregivelse af dine almindelige personoplysninger til DIF eller specialforbund i DIF, til DGI samt til DGI’s landsdelskontorer, i relevant og nødvendigt omfang i forbindelse med idrætsaktivitet
  • Da Roskilde Bordtennis, BTK 61 er medlem af idrætsorganisationer, sker der videregivelse af oplysninger om ledere og trænere til disse, for at ledere og trænere kan modtage information og aktivitets- og kursustilbud fra disse idrætsorganisationer.
  • Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger også i en periode efter din udmeldelse af klubben
  • Af hensyn til kontaktmuligheder kan der for børn og unge under 18 år behandles oplysninger om forældrene
  • Bevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende.

Videregivelse af dine personoplysninger
I forbindelse med idrætsaktivitet sker der videregivelse af oplysninger om deltagelse og resultater til relevante idrætsorganisationer.

Der sker videregivelse af oplysninger om ledere og trænere i relevant omfang til idrætsorganisationer, som Roskilde Bordtennis, BTK 61 er medlem af.

Vi videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring uden dit samtykke.

Vi videregiver dine personoplysninger til følgende kategorier af modtagere:

  • Leverandører og forhandlere, som vi samarbejder med, og som assisterer vores virksomhed (KLUB modul).
  • Eventuelt Offentlige myndigheder.

Opbevaring af dine personoplysninger
Vi vil opbevare dine personoplysninger i overensstemmelse med følgende kriterier:

  • Medlemmer
    Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra medlemskabets ophør og i overensstemmelse med følgende kriterier:

    • Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger til brug for historik og statistik
  • Bestyrelse og udvalgsmedlemmer samt ulønnede ledere og trænere
    Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:

    • Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger til brug for historik og statistik
  • Lønnede ledere og trænere
    Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:

    • Bogføringsbilag, herunder f.eks. lønbilag, skal gemmes i 5 år fra udløbet af det regnskabsår, som bilaget drejer sig om
    • Andre relevante oplysninger til opfølgning og stillingtagen til eventuelle krav

Vi opbevarer dog oplysninger på såvel medlemmer, ledere og trænere, bestyrelsesmedlemmer og udvalgsmedlemmer til statistik og lignende, så længe de har historisk værdi.

Dine rettigheder
Du har følgende rettigheder:

  • Du har ret til at anmode om indsigt, berigtigelse eller sletning af dine personoplysninger.
  • Du har også ret til at modsætte dig behandlingen af dine personoplysninger og få behandlingen af dine personoplysninger begrænset.
  • Særligt har du en ubetinget ret til at modsætte dig behandling af dine personoplysninger til brug for direkte markedsføring.
  • Hvis behandlingen af dine personoplysninger er baseret på dit samtykke, har du ret til at tilbagekalde dit samtykke til enhver tid. For at tilbagekalde dit samtykke kan du: kontakte Roskilde Bordtennis, BTK 61 på mailadressen: roskilde-bordtennis@btk61.dk
  • Du har ret til at modtage de personoplysninger, som du selv har afgivet, i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format (dataportabilitet).
  • Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.
  • Du kan gøre brug af dine rettigheder ved at kontakte klubben på mailadressen: roskilde-bordtennis@btk61.dk

Der kan være betingelser eller begrænsninger til disse rettigheder. Det er derfor ikke sikkert, at du f.eks. har ret til dataportabilitet i det konkrete tilfælde – dette afhænger af de konkrete omstændigheder i forbindelse med behandlingsaktiviteterne.

Revidering af privatlivspolitikken
Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen nederst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores hjemmeside. Ved væsentlige ændringer vil der på hjemmesiden blive gjort opmærksom på ændringen.

Samtykke
Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.

Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.

Når vi indhenter personoplysninger om børn og unge, foretager vi en vurdering af, om barnet selv er i stand til at afgive de pågældende personoplysninger. Hvis ikke, indhenter vi samtykke fra en forælder. Vores udgangspunkt er 15 år.

Indsamler vi personoplysninger på børn via informationstjenester (apps og sociale medier), kan børn fra og med de er fyldt 13 år selv afgive samtykke.

Sidst opdateret: Juni 2018

Lukket for kommentarer.